درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار Word)

واحد کار 5: توانایی کار با سبک‌ها، پرش و لیست‌های چندسطحی

بازدید694

تاریخ بروزرسانی1404/07/8

هدف کلی واحدکار

توانایی کار با سبک‌ها، پرش و لیست‌های چند سطحی

هدف‌های رفتاری

- آشنایی با سبک (Style)
- روش استفاده و ایجاد سبک (Style)
- روش ایجاد فایل الگو (Template) و استفاده از آن
- روش ایجاد پرش
- آشنایی با روش ایجاد لیست‌های چند سطحی

مقدمه

سبک ترکیبی از پیش تعیین شده از: نوع، رنگ و اندازه قلم است که می‌تواند برروی متن اعمال شود. از سبک‌ها می‌توانید برای تغییر سریع هم‌زمان چندین پاراگراف در سند استفاده کنید.

روش استفاده از سبک (Style)

1- متن را برای قالب‌بندی انتخاب کرده، یا اشاره‌گر ماوس را در محلی از متن موردنظر قرار دهید.

2- در سربرگ Home، در بخش Styles، روی پیکان کشویی More کلیک کنید.

3- سبک مورد نظر را از صفحه بازشده، انتخاب کنید.

4- سبک متن، به سبک انتخاب شده تغییر می‌کند.

نکته
سبک پیش‌فرض مورد استفاده Word سبک Normal و سبک مورد استفاده برای عنوان‌ها، سبک Heading است.

روش ایجاد یک سبک (Style) جدید

1- پس از انتخاب متن، روی پیکان گوشه پایین سمت راست گروه Styles کلیک کنید تا پنجره Styles ظاهر شود. دکمه (New Style) را از پایین این پنجره انتخاب کنید.

2- در کادر محاوره‌ای ظاهر شده، در بخش Name، نام سبک جدید را وارد کنید. مشخصات قالب‌بندی موردنظر را مشخص و بر دکمه OK کلیک کنید.

3- سبک جدید بر روی متن، اعمال گردیده و همچنین نام آن در گروه Styles ظاهر می‌شود.

سبکی به نام Test ایجاد کرده و ویژگی‌های زیر را در آن تعریف کنید:

قالب‌بندی قلم: نوع فونت Arial، اندازه فونت 16، رنگ فونت آبی، سبک فونت ضخیم
قالب‌بندی پاراگراف: تراز وسط

فایل الگو (Template) و کاربرد آن

بسیاری از اوقات در مدارس و ادارات نیاز به ایجاد سندهایی با قالب‌بندی و متن خاص است که مرتب از آن‌ها استفاده می‌شود، به عنوان مثال دعوت‌نامه اولیاء برای جلسات ماهیانه اولیاء و مربیان و یا رضایت‌نامه شرکت در اردوی مدرسه. برای جلوگیری از انجام کارهای تکراری از فایل الگو استفاده می‌شود. فایل الگو یکبار با قالب و متن خاص تولید شده و به دفعات مورد استفاده قرار می‌گیرد. در فصل یک راجع به فایل‌های الگوی موجود در Word و نحوه بازکردن فایل جدید با استفاده از آن‌ها، توضیح داده شد. در این بخش روش ساخت یک الگوی جدید آموزش داده می‌شود. برای ساخت الگو مراحل زیر را دنبال کنید:

1- سند جدیدی باز کرده و متن و قالب‌بندی موردنظر را در آن ایجاد کنید.

2- از سربرگ File گزینه Save as و سپس Browse را انتخاب کنید تا پنجره Save as بازشود.

3- در پنجره Save As از لیست بازشوی Save as type عبارت Word Template را انتخاب کنید.

انتخاب ذخیره فایل از نوع الگو در پنجره Save as

4- در بخش آدرس محل فایل، پوشه Custom office Template فعال است. به این ترتیب الگوی ساخته شده، در پوشه مخصوص نگهداری الگوها ذخیره می‌شود.

5- در کادر متنی File name نام دلخواه را تایپ و روی دکمه Save کلیک کنید.

6- فایل الگو را ببندید.

روش ساخت سند جدید بر اساس الگوی ساخته شده

1- گزینه New را از منوی File انتخاب کنید. از گزینه‌های سمت راست صفحهٔ روی Personal کلیک کنید تا الگوهای ذخیره شده توسط شما، ظاهر شوند.

2- با کلیک روی الگوی موردنظر، سندی جدید شبیه به الگوی انتخابی باز می‌شود.

3- روی سند جدید تغییرات لازم را اعمال کرده و در پایان آن را مانند یک سند عادی ذخیره کنید.

4- چنانچه دوباره فایل الگو را باز کنید، متوجه می‌شوید که هیچ تغییری نکرده است و تغییرات، فقط بر روی سند جدید ذخیره شده است.

پس از طراحی الگوی زیر، آن را با نام «اردو» ذخیره کنید. سپس یک فایل جدید از روی این الگو بسازید.

بسمه تعالی

با سلام
ولی محترم دانش آموز
خواهشمند است رضایت خود را مبنی بر حضور فرزندتان در اردویی که در ماه برگزار می‌شود، اعلام فرمایید.

پرش (Tabs)

پرش‌ها امکان کنترل بیشتر را، روی نحوه قرارگیری متن در صفحه می‌دهند. به‌طور پیش‌فرض، هر بار که کلید Tab را فشار دهید، مکان‌نما به اندازه 1/27 سانتی‌متر (0/5 اینچ) جلو می‌رود. از پرش‌ها برای نوشتن ابیات اشعار، اعمال تورفتگی و همچنین تراز کردن کلمات یا متون استفاده می‌شود. برای استفاده از Tab، باید خط‌کش را در سند فعال کنید.

چگونه می‌توان خط‌کش را ظاهر کرد؟

از سربرگ View و گروه Show، گزینه Ruler را فعال کنید.

روش ایجاد Tab

1- انتخابگر Tab در سمت چپ سند در بالای خط‌کش عمودی قرار دارد. ماوس را روی آیکون Tab قرار دهید تا نام کامل آن ظاهر شود. با هر بار کلیک ماوس‌بر روی آیکون Tab، نوع آن تغییر می‌کند.

2- پس از انتخاب Tab موردنظر، بر روی خط‌کش افقی در محلی که برای پرش (Tab) درنظر دارید، کلیک کنید تا علامت Tab برروی خط‌کش ظاهر شود.

علامت Tab برروی خط‌کش افقی

3- متن را تایپ کرده و برای رفتن به محل پرش بعدی، کلید Tab را فشار دهید.

انواع پرش (Tab)

انواع مختلفی از پرش وجود دارد که با نام و عملکردشان در جدول زیر آشنا می‌شوید.

انواع پرش و عملکرد آن‌ها
نام پرش (Tab)	نوع پرش (Tab)	آیکون	عملکرد
Left Tab	تب چپ		متن را از محل توقف Tab از سمت چپ تراز می‌کند.
Center Tab	تب وسط		متن را از محل توقف Tab از وسط تراز می‌کند.
Right Tab	تب راست		متن را از محل توقف Tab از سمت راست تراز می‌کند.
Decimal Tab	تب اعشاری		اعداد اعشاری را از محل توقف Tab نسبت به ممیز اعشار تراز می‌کند.
Bar Tab	تب میله‌ای		یک خط عمودی از محل توقف Tab روی سند می‌کشد.
First Line Indent	تورفتگی خط اول		فقط در خط اول از پاراگراف، تورفتگی ایجاد می‌کند.
Hanging Indent	تورفتگی بقیه خطوط		در بقیه خطوط به غیر از خط اول پاراگراف، تورفتگی ایجاد می‌کند.

نکته
اگرچه First Line Indent ،Bar Tab و Hanging Indent در انتخابگر Tab ظاهر می‌شوند، اما از نظر تکنیکی پرش (Tab) محسوب نمی‌شوند.

کادر محاوره‌ای پرش (Tab)

برای دسترسی به تنظیمات بیشتر، با کلیک روی آیکون Tab ایجاد شده در خط‌کش افقی، کادر محاوره‌ای Tabs باز می‌شود.

با فشردن کلید Ok تنظیمات، انجام می‌شود.

نکته
برای حذف سریع Tab از سند، کافی است از روی خط‌کش، روی پرش موردنظر کلیک کرده و آن را به سمت خارج از خط‌کش درگ کنید.

بیت زیر را با استفاده از Tab راست بنویسید.

دوست آنست کو معایب دوست / همچو آیینه روبه‌رو گوید
نه که چون شانه با هزار زبان / پشت سر رفته مو به مو گوید

لیست‌های چند سطحی

قبلاً با روش ایجاد لیست‌های شماره‌دار و بالت‌دار آشنا شدید. لیست‌های چند سطحی به شما امکان می‌دهد تا یک لیست کلی با چندین سطح ایجاد کنید. با استفاده از کلید Tab می‌توان هر لیست بالت‌دار یا شماره‌دار را به لیست چند سطحی تبدیل کرد.

روش ایجاد لیست چند سطحی

1- مکان‌نما را در ابتدای خطی که می‌خواهید حرکت دهید، قرار دهید.

2- کلید Tab را فشار دهید تا سطح تورفتگی خط افزایش یابد. خط به سمت جلو حرکت خواهد کرد.

3- برای افزایش فرورفتگی بیش از یک سطح، آنقدر کلید Tab را فشار دهید تا به سطح موردنظر برسد.

نکته
1- برای کاهش سطح تورفتگی، مکان‌نما را در ابتدای خط قرارداده، سپس کلید Shift را نگه داشته و کلید Tab را فشار دهید.
2- هنگام قالب‌بندی یک لیست چندسطحی، Word به‌طور پیش‌فرض از سبک بالت‌دار استفاده می‌کند. برای تغییر سبک یک لیست چندسطحی، لیست را انتخاب کرده، سپس روی گزینه Multi Level List

از گروه Paragraph در سربرگ Home کلیک کنید.

خلاصه واحدکار

- سبک ترکیبی از پیش تعیین شده از: نوع، رنگ و اندازه قلم است که می‌تواند برروی متن اعمال شود.
- علاوه‌بر سبک‌های از پیش تعریف شده، می‌توان سبک جدیدی ایجاد و ذخیره کرد.
- برای جلوگیری از انجام کارهای تکراری از فایل الگو استفاده می‌شود که یکبار با قالب و متن خاص تولید شده و به دفعات از آن استفاده می‌گردد.
- استفاده از پرش‌ها امکان کنترل بیشتر روی نحوه قرارگیری متن در صفحه و محل پرش مکان‌نما را می‌دهد.
- مقدار پیش‌فرض پرش کلید Tab ،1/27 سانتی‌متر (0/5 اینچ) است.
- Left Tab، ترازبندی ستونی از سمت چپ و Right Tab ترازبندی ستونی از سمت راست است.
- Center Tab، ترازبندی ستونی از وسط است.
- Bar Tab، یک خط عمودی در محل پرش رسم می‌کند.
- Decimal Tab، برای ترازبندی اعداد اعشاری نسبت به ممیز اعشار به‌کار می‌رود.
- دکمه Set تب جدید را تنظیم کرده و دکمه Clear تب انتخاب شده را حذف می‌کند.
- با استفاده از کلید Tab می‌توان هر لیست بالت‌دار یا شماره‌دار را به لیست چندسطحی تبدیل کرد.

واژه‌نامه

پرش میله‌ای	Bar Tab
پرش وسط	Center Tab
حذف کردن	Clear
پرش اعشاری	Decimal Tab
تورفتگی خط اول	First Line Indent
تورفتگی بقیه خطوط	Hanging Indent
پرش چپ	Left Tab
لیست‌های چندسطحی	Multi Level List
پرش راست	Righ Tab
خط‌کش	Ruler
تنظیم کردن	Set
سبک	Style
پرش	Tab

معادل گزینه‌های «ستون الف» را از «ستون ب» انتخاب کنید.

«ستون الف»
1- حذف کردن
2- پرش میله‌ای
3- سبک
4- پرش اعشاری

«ستون ب»
الف) Decimal Tab
ب) Clear
ج) Right Tab
د) Bar Tab
هـ) Style

درستی یا نادرستی گزینه‌های زیر را مشخص کنید.

5- برای ایجاد Tab نیازی به وجود خط‌کش نیست.

6- سبک Normal برای عناوین مطلب به‌کار می‌رود.

7- دکمه Clear تب انتخاب شده را حذف می‌کند.

گزینه صحیح را انتخاب کنید.

8- سبک Heading1 برای .................... مورد استفاده قرار می‌گیرد.

الف) سبک پیش‌فرض
ب متن‌های عادی و معمولی
ج) عناوین
د) سرصفحه

9- برای ظاهر کردن خط‌کش در صفحه ........................

الف) فعال کردن گزینه Ruler از گروه Show در سربرگ Review
ب) فعال کردن گزینه Ruler از گروه Show در سربرگ View
ج) فعال کردن گزینه Ruler از گروه Window در سربرگ View
د) فعال کردن گزینه Ruler از گروه Window در سربرگ Review

10- از کدام گزینه برای انتخاب خطوط راهنمای Tab استفاده می‌شود؟

الف) Insert
ب) Leader
ج) Set
د) Alignment

11- برای نوشتن یک بیت شعر فارسی، کدام Tab مناسب است؟

الف) Tab وسط
ب) Tab چپ
ج) Tab میله‌ای
د) Tab راست

12- الگوها معمولاً در کدام پوشه ذخیره می‌شوند؟

الف) Templates
ب) Custom office Template
ج) Document
د) Trusted Template

13- مقدار پیش‌فرض کلید Tab کدام گزینه است؟

الف) 1/5 سانتی‌متر
ب) 0/5 سانتی‌متر
ج) 1/27 سانتی‌متر
د) 1/3 سانتی‌متر

در جای خالی عبارت مناسب بنویسید.

14- برای افزایش تورفتگی لیست‌های چندسطحی از کلید ....................... استفاده می‌شود.

15- انواع سبک‌ها در سربرگ ..................... قرار دارند.

به پرسش‌های زیر پاسخ تشریحی دهید.

16- سبک (Style) را تعریف کنید.

17- فایل الگو را تعریف کنید.

8- انواع پرش را نام ببرید.

1- الگوی جدیدی با نام مدرسه خودتان ایجاد کرده و متن زیر را در داخل آن بنویسید.

به نام خدا

کارنامه پیشرفت تحصیلی دانش آموزان

1- پایه تحصیلی:
2- رشته تحصیلی:
3- نام و نام خانوادگی دانش‌آموز:
4- نام پدر:
5- کد ملی:
6- محل تولد:

2- فایل جدیدی براساس الگوی بالا ایجاد کرده و مشخصات فردی خودتان را در آن وارد کنید.

3- قالب‌بندی‌های زیر را روی فایل بالا اعمال کرده و سبک جدید را به نام Teststyle ذخیره کنید.

الف) عبارت کارنامه پیشرفت تحصیلی دانش‌آموزان: Heading
ب) سایز فونت: 16 و ضخیم